Organizar e dar escala ao atendimento digital é um desafio para empresas que lidam diariamente com centenas ou milhares de mensagens. É nesse cenário que a Digisac se destaca: uma plataforma de atendimento WhatsApp que centraliza conversas, garante rastreabilidade e permite que times de atendimento trabalhem com mais eficiência e cuidado, mesmo em momentos de alta demanda.

A Convenia, plataforma de gestão de pessoas voltada para pequenas e médias empresas, é um exemplo de como estruturar o uso da Digisac pode transformar a operação. Ao padronizar fluxos, utilizar recursos de classificação e adotar boas práticas dentro do sistema, a empresa conquistou mais agilidade, consistência e proximidade no relacionamento com seus clientes.

Neste artigo, você vai conhecer em detalhes essa história de sucesso e entender como a plataforma de atendimento WhatsApp da Digisac foi decisiva para que a Convenia evoluísse seus processos internos e fortalecesse a experiência do cliente.

Por que padronizar o uso da plataforma de atendimento WhatsApp foi essencial?

Com o crescimento acelerado do volume de mensagens, a Convenia identificou que apenas usar a plataforma não era suficiente. Era preciso estruturar e padronizar fluxos internos para garantir consistência, agilidade e confiabilidade em cada atendimento.

Segundo Jubiliano Chaves, Analista de Folha de Pagamento Sênior, a Convenia busca “mais do que responder rapidamente, queremos garantir que cada interação seja um passo para fortalecer a relação com nossos clientes' e a Digisac faz parte desse processo.

Desse modo, a empresa organizou essa transformação em quatro frentes principais:

1. Controle dos números ativos na operação
2. Padronização de fluxos de atendimento
3. Uso consistente de assinaturas e do histórico de conversas
4. Definição clara de papéis e responsabilidades entre os atendentes

Essas ações simples, mas estratégicas, garantiram que o time atuasse de forma coordenada, preservando o cuidado individual com cada cliente e criando uma base sólida para evoluir em escala.

Graças à estrutura oferecida pela Digisac, cada uma dessas frentes pôde ser implementada de forma simples e centralizada dentro da plataforma de atendimento. Assim, a Convenia não apenas ganhou mais controle e padronização, mas também transformou o sistema em um ponto unificado de gestão do relacionamento com seus clientes, garantindo escalabilidade sem perder a proximidade que caracteriza seu atendimento.

A Digisac passou a desempenhar um papel central na operação da Convenia ao centralizar os atendimentos via WhatsApp em um espaço único, seguro e organizado. Dessa forma, foi possível administrar melhor a comunicação e atender a múltiplos clientes sem perder qualidade.

Escalando o atendimento com a plataforma de atendimento WhatsApp da Digisac

Entre janeiro e junho de 2025, o time de Folha de Pagamento da Convenia registrou números impressionantes de interações:

• 29 mil mensagens enviadas
• 33.500 mensagens recebidas
• Mais de 200 contatos cadastrados

Esses números mostram a dimensão da operação e reforçam o quanto a plataforma de atendimento WhatsApp se tornou indispensável para manter a clareza e a qualidade em meio a um volume tão expressivo de conversas.

Uso de tags na plataforma de atendimento WhatsApp: priorização com propósito

Um dos recursos mais relevantes explorados pela Convenia foi a utilização de tags personalizadas dentro da Digisac.

“Com as tags, conseguimos classificar os clientes de forma clara e organizada, priorizando atendimentos que exigem atenção imediata e acompanhando de perto cada situação.” — Convenia

Essa medida tornou-se um diferencial estratégico, permitindo ao time priorizar clientes em risco, acompanhar situações críticas e reconhecer clientes engajados.

Portanto, na prática a Convenia adotou marcações como:

• Cliente em risco
• Cliente engajado
• Processo de churn
• Relacionamento crítico

Essas tags permitiram que a equipe:

• Priorizasse casos críticos com mais rapidez
• Atendesse de forma proativa clientes em risco
• Acompanhassse de perto clientes em churn
• Reconhecesse e valorizasse clientes engajados

Assim, a plataforma de atendimento WhatsApp da Digisac deixou de ser apenas um canal de mensagens e se tornou um ferramenta estratégica de gestão de relacionamento, garantindo que nada passasse despercebido.

Resultados do uso estruturado da plataforma de atendimento WhatsApp

Após estruturar e padronizar seus processos dentro da Digisac, a Convenia percebeu ganhos claros na operação. Entre os principais benefícios estão:

• Atendimentos mais rápidos, mesmo em períodos de alta demanda
• Visão clara do status de cada cliente, graças ao uso de tags
• Consistência no atendimento, com histórico e assinaturas padronizadas
• Priorização inteligente em casos críticos
• Segurança e conformidade com a LGPD, protegendo dados em todas as etapas

Esses resultados mostram que organização e tecnologia andam juntas. O impacto foi sentido não apenas na produtividade da equipe, mas também no aumento da confiança transmitida ao cliente.

“A Digisac é parte disso: não se trata apenas de ‘ter um canal organizado’, mas de construir um relacionamento de qualidade, onde o cliente se sente ouvido, acompanhado e cuidado em cada interação.” — Convenia

Alinhamento cultural: dar voz ao cliente

O movimento de estruturação feito pela Convenia vai além da operação. Ele reflete diretamente os valores que compõem a cultura da empresa. Um dos pilares mais fortes da Convenia é o “Damos Voz ao Cliente”, que traduz o compromisso com comunicação clara, alinhamento de expectativas e construção de confiança.

A utilização da plataforma de atendimento da Digisac está totalmente conectada a esse pilar. Mais do que otimizar processos, significa criar condições para que o cliente seja ouvido, compreendido e acompanhado de perto em cada interação.

Esse alinhamento entre cultura e tecnologia fortaleceu a imagem da empresa e garantiu que o atendimento permanecesse humano e próximo, mesmo diante da alta demanda.

Evolução contínua: medindo a satisfação com o CSAT

Como parte desse processo de amadurecimento, a Convenia iniciou em julho de 2025 a mensuração do CSAT (Customer Satisfaction Score), indicador que mede a satisfação do cliente logo após cada atendimento.

Esse monitoramento foi viabilizado pela própria ferramenta de CSAT da Digisac, que permite configurar avaliações automáticas ao término das conversas e analisar os resultados de forma centralizada. Além disso, a plataforma já conta com recursos de inteligência artificial aplicados ao CSAT, possibilitando insights mais precisos sobre tendências de satisfação e pontos de melhoria no atendimento.

Com isso, a Convenia reforça seu compromisso com a melhoria contínua, utilizando a plataforma Digisac não apenas para responder mensagens, mas também para avaliar e aprimorar, em tempo real, a experiência de seus clientes.

Como configurar e usar tags na plataforma de atendimento WhatsApp da Digisac

Para empresas que desejam aplicar uma estratégia semelhante, a Digisac oferece um sistema de tags internas fácil de configurar e altamente útil para a gestão do atendimento. Veja como funciona:

O que são as tags?

As tags são marcadores internos aplicados a contatos ou conversas para indicar status, prioridade ou tipo de relacionamento. Não são visíveis ao cliente e funcionam como um recurso de gestão interna na plataforma de atendimento WhatsApp.

Usos práticos de tags

• Classificar clientes em risco ou em churn
• Destacar clientes engajados
• Marcar casos críticos para priorização imediata
• Filtrar conversas para gestão em massa

Como criar uma nova tag na Digisac?

1. No menu da Digisac, clique em Tags.

2. Selecione Nova tag.

3. Defina nome, cor e departamentos que terão acesso.

4. Clique em Salvar.

Como aplicar tags durante um atendimento na Digisac?

Durante uma conversa, clique nas opções do chat e selecione Tags. Adicione ou remova conforme necessário. Essas tags ficam visíveis para os departamentos configurados anteriormente.

Inteligência no uso de tags

O uso de tags dentro da Digisac mostrou à Convenia que pequenos ajustes operacionais podem gerar grandes impactos no relacionamento com o cliente. Ao transformar a classificação em uma prática estratégica, a empresa ganhou clareza sobre cada situação, reduziu riscos de perda de informações e fortaleceu sua atuação preventiva.

Esse recurso simples, mas poderoso, exemplifica como a plataforma de atendimento Digisac pode ser utilizada não apenas para responder mensagens, mas também como uma ferramenta de inteligência e gestão de relacionamento.

Conclusão

O case da Convenia evidencia que a plataforma de atendimento WhatsApp da Digisac vai muito além de centralizar mensagens. Ela possibilita criar processos estruturados, com padronização, rastreabilidade e inteligência estratégica para atender cada cliente com cuidado, mesmo em alta demanda.

A experiência mostra que tecnologia aliada a processos bem definidos gera eficiência sem perder a humanização do contato. Organizar é, portanto, o primeiro passo para escalar de forma consistente.

Se sua empresa enfrenta desafios parecidos, a Digisac é a solução para transformar seu atendimento.